База знаний

Регистрация

Для начала работы перейдите на страницу регистрации и заполните форму: название организации, ваше имя, email и пароль. После регистрации вы автоматически получите роль Администратор организации и 14-дневный бесплатный период.

Первые шаги после регистрации

1. Создайте объект — это место работы (склад, производство, офис). Перейдите в раздел «Объекты» и нажмите «Создать объект».
2. Добавьте сотрудников — перейдите в «Сотрудники» → «Добавить сотрудника». Укажите ФИО, телефон и гражданство.
3. Назначьте сотрудников на объект — на странице объекта нажмите «Добавить сотрудника» и выберите из списка свободных.
4. Создайте договор — на странице объекта создайте договор со ставками (почасовая или сдельная оплата).
5. Создайте смену — перейдите в «Смены» → «Создать смену», выберите объект, дату, тип и назначьте сотрудников.

Роли пользователей

Роль	Что может
Администратор организации	Полный доступ: объекты, сотрудники, договоры, смены, отчёты, пользователи, настройки, аудит-лог
Менеджер	Объекты, сотрудники, договоры, смены, табели, отчёты, документы. Не может управлять пользователями и настройками
Бригадир	Видит только назначенные объекты. Может создавать смены и заполнять табели на своих объектах

Добавление сотрудника

Перейдите в раздел «Сотрудники» → «Добавить сотрудника». Обязательные поля:

• Фамилия, Имя, Отчество
• Телефон — система автоматически приводит номер к формату +7 (999) 123-45-67. Поддерживаются форматы: 8xxx, +7xxx, +375xxx, +998xxx
• Гражданство — Россия, Узбекистан, Таджикистан, Кыргызстан или другое

Каждому сотруднику автоматически присваивается уникальный табельный номер (UID) в формате ORG-0001.

Статусы сотрудников

Статус	Значение	Действия
Свободен	Не назначен на объект	Можно назначить на объект
Назначен	Работает на объекте	Можно добавлять на смены, снять с объекта
Заблокирован	Нельзя назначать на смены	Можно разблокировать

Назначение на объект

Чтобы добавить сотрудника на смену, он должен быть назначен на объект. Перейдите на страницу объекта → вкладка «Сотрудники» → «Добавить». Выберите свободных сотрудников из списка. При назначении статус меняется с «Свободен» на «Назначен».

Патент (для иностранных граждан)

Для сотрудников с гражданством не «Россия» можно указать дату окончания патента. Система предупредит за 30 дней до истечения и пометит просроченные патенты.

Экспорт в Excel

В списке сотрудников нажмите «Экспорт в Excel». Выгрузятся все сотрудники с текущими фильтрами: ФИО, телефон, гражданство, статус, объект, дата патента.

Создание объекта

Объект — это место работы: склад, производство, строительная площадка, офис и т.д. Для создания перейдите в «Объекты» → «Создать объект» и заполните:

• Название — например «Склад Ozon Подольск»
• Адрес — фактический адрес объекта
• Потребность в день — сколько человек нужно ежедневно (используется для расчёта покрытия)
• Юридическое лицо — от имени какой компании работаем на этом объекте

Договоры

К каждому объекту привязываются договоры, которые определяют ставки оплаты. Два типа оплаты:

• Почасовая — указываются ставка заказчика (сколько платит клиент за час) и ставка исполнителя (сколько получает работник за час)
• Сдельная — указывается ставка за единицу продукции

Договор выбирается по дате смены, а не по текущей дате. Это позволяет корректно пересчитывать зарплату за прошлые периоды.

Архивирование объекта

Если работа на объекте завершена, его можно архивировать. Архивный объект не отображается в основных списках, но все исторические данные (смены, табели, зарплаты) сохраняются.

Создание смены

Перейдите в «Смены» → «Создать смену». Заполните:

• Объект — на каком объекте проводится смена
• Дата — можно выбрать одну дату или диапазон для массового создания
• Тип смены — дневная, ночная, полная, утренняя или вечерняя
• Сотрудники — выберите из списка назначенных на объект

Массовое создание

Можно создать смены сразу на несколько дней. Выберите диапазон дат и список сотрудников — система создаст отдельную смену на каждую дату с назначенными сотрудниками.

Типы смен

Тип	Описание
Дневная	Стандартная дневная смена
Ночная	Ночная смена
Полная	Полный рабочий день (день + ночь)
Утренняя	Утренняя смена
Вечерняя	Вечерняя смена

Статусы смены

Статус	Описание
Запланирована	Смена создана, сотрудники назначены. Можно редактировать.
В работе	Бригадир начал заполнять табель. Нельзя менять состав сотрудников.
Завершена	Табель заполнен и сохранён. Данные попадают в отчёт по зарплате.
Отменена	Смена отменена. Не учитывается в отчётах.

Telegram-уведомления

При назначении сотрудника на смену ему автоматически отправляется уведомление в Telegram (если он привязал свой аккаунт). Уведомление содержит дату, объект и тип смены.

Заполнение табеля (по смене)

Откройте смену и нажмите «Заполнить табель». Для каждого назначенного сотрудника укажите:

• Часы (при почасовой оплате) — количество отработанных часов
• Выработку (при сдельной оплате) — количество выполненных единиц
• Штрафы/бонусы — можно добавить из шаблонов или ввести вручную

Зарплата рассчитывается автоматически по формуле:

Быстрый табель (сетка)

Раздел «Быстрый табель» — это Excel-подобная сетка, где по вертикали сотрудники, а по горизонтали дни месяца. Кликните на ячейку — введите часы. Это самый быстрый способ заполнить табель за весь месяц.

Фильтры: выберите объект и месяц. Сетка покажет всех сотрудников, у которых есть смены на этом объекте в выбранном месяце.

Конфликты при одновременном редактировании

Если два пользователя одновременно редактируют один и тот же табель, система обнаружит конфликт и предупредит второго пользователя. Данные не будут потеряны — нужно обновить страницу и внести изменения заново.

Отчёт по зарплате

Перейдите в «Отчёты» → выберите период (дата начала и окончания) и, при необходимости, конкретный объект. Отчёт покажет:

• Список сотрудников с отработанными часами/выработкой
• Начисленную сумму (до штрафов)
• Сумму штрафов и бонусов
• Итоговую сумму к выплате
• Итоги по каждому объекту и общий итог

Экспорт в Excel

Нажмите «Скачать Excel» — сформируется файл XLSX с форматированием: шапка, колонки, итоговые строки. Отрицательные суммы выделены красным. Формат валюты: 1 234,56 ₽.

Штрафы и бонусы

Штрафы и бонусы можно применять при заполнении табеля. Два способа:

• Из шаблона — выберите предварительно созданный тип штрафа (например «Опоздание — 500 ₽»). Шаблоны создаются в разделе «Типы штрафов».
• Вручную — введите название и сумму.

Удержания за спецодежду

Если сотруднику выдана спецодежда, можно создать удержание в карточке сотрудника. Удержания учитываются отдельно от штрафов и отображаются в отчётах.

Акт выполненных работ

Перейдите в «Документы» → «Создать акт». Выберите объект и период. Система сформирует PDF-документ с:

• Реквизитами юридического лица
• Посменной статистикой (дни, часы, сотрудники)
• Итоговой суммой за период
• Местами для подписей сторон

Лист учёта рабочего времени

Табличный отчёт по каждому сотруднику: даты, часы, типы смен. Экспортируется в Excel.

Презентации для заказчиков

Раздел «Презентации» позволяет сформировать PDF-отчёт для заказчика с ключевыми показателями: количество сотрудников, покрытие потребности, статистика по сменам.

Юридические лица

Если ваша компания работает через несколько юридических лиц (ООО, ИП), настройте их в разделе «Юридические лица». Каждому объекту можно привязать своё юр.лицо — его реквизиты будут подставляться в документы.

Привязка Telegram

Для получения уведомлений пользователю нужно привязать Telegram:

1. Перейдите в «Настройки уведомлений» (иконка в меню пользователя)
2. Нажмите «Привязать Telegram» — откроется ссылка на бота
3. Отправьте боту команду /start
4. Бот попросит поделиться номером телефона
5. Если номер найден в системе — привязка завершена

Типы уведомлений

Событие	Кому	Когда
Назначение на смену	Сотрудник	При добавлении на смену
Незаполненный табель	Бригадир	Напоминание о незакрытых сменах
Истекающий договор	Менеджер	За 7 дней до окончания
Истекающий патент	Менеджер	За 30 дней до окончания

Настройка уведомлений

Каждый пользователь может включить или выключить отдельные типы уведомлений в своих настройках.

Управление пользователями

Администратор организации может создавать учётные записи для менеджеров и бригадиров в разделе «Пользователи»:

• Создание — укажите ФИО, email, роль (менеджер или бригадир) и временный пароль
• Назначение на объекты — бригадир видит только те объекты, к которым он привязан
• Блокировка — заблокированный пользователь не может войти в систему

При первом входе система попросит пользователя сменить пароль.

Настройки организации

В разделе «Настройки» можно изменить:

• Название организации
• Контактный телефон
• Город
• Код организации (используется в табельных номерах сотрудников)

Аудит-лог

Раздел «Аудит-лог» показывает историю всех действий в системе:

• Кто и когда создал/изменил/удалил запись
• Какие поля были изменены
• IP-адрес пользователя

Логи доступны только администратору организации и не могут быть удалены или изменены.

Подписка

Информация о текущей подписке отображается на дашборде. При истечении подписки система переходит в режим «только чтение» — все данные сохраняются, но нельзя создавать новые записи.

Безопасность данных

• Все данные изолированы между организациями — вы видите только свои данные
• Соединение защищено SSL-сертификатом
• Все действия фиксируются в аудит-логе
• Ролевая модель доступа — каждый пользователь видит только то, что ему положено